Kako preživeti poslovni sastanak u 4 koraka?
Pixabay

Ako ste se ikada zatekli na sastanku sa jakom željom da ste bilo gde drugde, ovo je pravi članak za vas. Svakoga dana i nedelje, ljudi na njih potroše bezbroj sati. Diskusija, donošenje odluka i društvo su zagarantovani (uz čaj i kolačiće ako imate sreće). No, uprkos ovome, čini se da nam nedostaju ali i potpuno nestaju veštine vođenja efikasnog sastanka. Posledica je „umiranje” i dešava se previše često.

Smrt: simptomi

Ove nedelje sam lično iskusila tu sudbinu. Možda prepoznajete sledeće?

Sindrom blještavog predmeta – Učesnici su se okomili na tangente poput veverica u potrazi za lešnikom (znam, umalo sam i ja svoj izgubila!). Ovamo, onamo, gore, dole: Razgovor se rasplamsao u svim pravcima sem u potrebnim – ka prvobitnoj svrsi sastanka i brzom donošenju odluka.

Zvezda u centru pažnje – Jedan od prisutnih je na početku udahnuo i sigurna sam, nije ni pokušao da izdahne do kraja аgende. Umesto toga, dominirao je u razgovoru, gušio debatu i pokušaje drugih da se uključe. Sastanak je završio sa: „Ju, izgleda da nam je nestalo vremena, nastavićemo sledećeg puta“, što dovodi do sledećeg simptoma:

Dan mrmota - Ovo se dešava kada se učesnici zapetljaju u beskrajnu mrežu iste rasprave iznova i iznova. Traže se novi podaci, nova prezentacija, itd. Zatim se neko iznenada seti i onog izveštaja od pre tri godine, odluči da ga pronađe i otrese prašinu. U međuvremenu, tim je ogrezao u beskrajnom vrtlogu iste priče.

_event_management.gif

Sitničarenje – Na sastanku kom sam prisustvovala, rukovodioci su raspravljali da li da lansiraju novi proizvod u „crvenoj” ili „plavoj” varijanti. To je prevagnulo u diskusiji o predstojećem lansiranju proizvoda od strane konkurencije. Uprošćeno sam objasnila, ali nema sumnje da su učesnici bili fokusirani na pitanja daleko ispod onoga za šta su plaćeni umesto na ona koja јеdino oni mogu da reše.

Noćna mora zvana „Rijaliti” - ne samo da je sastanak počeo kasno, već je prvih 20 minuta bilo posvećeno raspravi o najnovijem rijalitiju. Osećala se napetost onih koji to ne gledaju kao i vrištanje u sebi: „Rijaliti? Došao sam ovde zbog rijaliti TV-a? Ljudi, imam mejlove za odgovaranje i toliko toga da završim”! Zanimljivo je da niko ništa nije izustio. Tek kada smo izašli iz sale, počelo je izražavanje frustracija.

Uputstvo za preživljavanje

Ako posećujete sastanke čiji je najbolji opis „ono od čega su noćne more satkane”, samo da ne biste razumeli šta je postignuto, preduzmite nešto odmah! Loši sastanci su poput vampira koji isisavaju svetlost dana iz vas. Dobra vest je da se stvari mogu promeniti. Predstavljamo vam četiri načina za to:

1. Počnite onako kako želite da se stvari dalje odvijaju

Često se dešava da zatvorimo vrata i uronimo u diskusiju bez prethodnog objašnjenja zašto se sastanak uopšte održava. Lično, trudim se da uvek pitam klijente na početku: „Imamo jedan sat na raspolaganju i žeim da ispoštujem vaše vreme. Šta želite da postignemo”? ili „Tražili ste da se fokusiramo na A, B i C kako bismo odredili X, Y i Z. Da li se promenilo nešto što bi uticalo na ove prioritete”?

Najvažnije: Postavite očekivanja na prvo mesto kako biste bili sigurni da svi idu u istom smeru od samog početka.

2. Ćaskanjem dođite do velikih tema

Shvatite da članovi tima nisu roboti i da su sastanci često prilika da se ljudi povežu i ispričaju pre nego što se pripreme za raspravu. Pronalaženje vremena za ćaskanje omogućava svima da se opuste pre nego što prionu na posao.
U „SkyTeam-u” svaki sastanak osoblja započinjemo sa onim što nazivamo „Talasi radosti” (navika koju sam usvojila od City Year Denvera ). „Talasi radosti” su važan deo stvaranja osećaja za timski rad, prijateljstvo i veze. Dakle, u prvih deset minuta izveštavamo o:

• Talasima – uspeh i uticaj koji smo imali na poslu i radu sa klijentima
• Radostima – stvari koje su nas usrećile, bilo na ličnom ili profesionalnom planu

Ovaj deo sastanka je uvek ispunjen smehom i veoma je koristan kod negovanja „savezničkih odnosa” u timu. Na sastanku sa klijentima neću biti tako otvorena i tražiti „Talase radosti” ali ću pitati šta ima novo kod njih od našeg poslednjeg susreta. Raspitaću se o odmorima ili ličnim prekretnicama u životu. Ne zaboravite, poslovanje je lična stvar i odnosi jesi bitni.

Najvažnije: Razmislite kako možete da se povežete sa drugima na ličnom nivou ne samo na poslovnom. Ostavite vremena za ćaskanje.

3. Odaberite lovca

Bilo da vaše sastanke remeti sindrom blještavog predmeta ili detaljisanje, jedina osoba koja vas može spasiti ste upravo vi! Zato se, prilikom organizovanja grupnih događaja, trudim da naš plan i program pored poslovnih stavki, uključi i druge elemente. Na taj način, razvijamo učenje o poslovnim potrebama, pružajući članovima priliku da vežbaju i primene veštine koje uče.

Kada se preterano detaljiše ili skrene sa teme, članovi me često gledaju nakrivljenimh obrva govoreći: „Izbavi nas odavde, zaglavljeni smo!” Uvek mi bude jasno da sam ja ta koja spašava stvar. U tim trenucima kažem: „Čini se da smo skrenuli sa teme, da nastavimo ovim putem ili da se vratimo na prvobitnu odluku”?
Jasno i informativno izložite gde želite da usmerite vreme. Pomozite članovima da ostanu angažovani tokom čitavog procesa.

Najvažnije: Kako pravilno održati diskusiju? Ko će biti lovac na vašem sledećem sastanku?

4. Završite utvrđivanjem daljeg toka događaja

Ako je važno sastanke početi sa jasnim očekivanjima, važno je i završiti ih uz jasno predstavljene obaveze i naredne korake.

Često, raspored nam je pretrpan trostrukim zahtevima i sastancima koji slede odmah jedan za drugim. To znači da brzo menjamo kraj aktuelnog sastanka jer se već fokusiramo na sledeći. Ili se pitamo imamo li vremena za pauzu za ručak, odlazak do toaleta, kako ćemo odgovoriti na 50 pristiglih mejlova i slično.
Umesto jasnog, kontrolisanog završetka, sastanci se završe naglo jer učesnici napuste salu bez osvrtanja na donesene odluke i mere koje tek treba preduzeti.

Ne dozvolite da se ovo dešava. Uspostavite disciplinu po principu: „Ko – šta - kad” kako biste doneli odluke i sledeće korake. Pobrinite se da na kraju ponovo razmotrite planirane korake naglas, tako da svi mogu da ih čuju i potvrde dogovoreno kao i pojedinačne odgovornosti.

Najvažnije: Koji pristup ćete usvojiti kako biste pratili odgovornosti i tok sastanka?

Na vama je

Vođenje efikasnog sastanka ne mora da bude noćna mora niti da zahteva duboko razumevanje „Robertovih pravila“. Dovoljan je zdrav razum i sve počinje sa moderatorom koji jasno postavlja svrhu od samog početka. Moderator ovako vodi ceo sastanak, ostajući na oprezu da nešto ne odvuče pažnju učesnicima. To se dešava na kraju sastanka ali i odmah nakon njega, sa jasno raspodeljenim odgovornostima za postupke i dalje korake.

Ako usvojite ovo i ohrabrite učesnike da urade isto i vi možete izbeći ranjavanje ili još gore, smrt.


Izvor: Entrepreneur