Svetski dan pisanja pisama obeležava se u celom svetu 11. maja, pa je idealna prilika da se podsetimo ove nekada veoma rasprostranjene navike. Kada je u pitanju biranje između pisanja pisama i savremenog vida komunikacije ( mejlovi, internet..) mišljenja su različita. Ipak, čini se da dobra stara navika sve više izumire, čak i kada su u pitanju izjave ljubavi, a naročito po pitanju službenih pisama.

Činjenica je da sve veći deo populacije koristi savremene načine komunikacije kao što su internet, sms, mms, mejlovi i slično. Surova realnost je da sve više zavisimo od digitalizacije, koja se iz godine u godinu uvlači u segmente naših života. Zato se često zapitamo gde nestadoše mirišljava pisma i čestitke za Božić.

Iako je pisanje pisama ranije zahtevalo neke posebne veštine, danas je ono veoma pojednostavljeno. Svako ko je iole savladao osnove pismenosti,uz poznavanje nekoliko osnovnih pravila, može napisati pismo u određenoj prilici. Ipak, službeno pismo će osobi koja ga čita otkriti neke stvari o vama i pre nego što vas upozna, pa je zato jako bitno da bude napisano kako treba.

Pisma mogu biti službena ili privatna. Pravilo je da na pismo treba odgovoriti što pre, a najkasnije u roku od 15 dana. Pismo možemo pisati mašinom ili rukom. Uglavnom se praktikuje da se lična pisma pišu rukom, dok se ona službena kucaju na mašini.

Kod službenog pisma forma je jako bitan element.

Blok forma podrazumeva da pasusi počinju u istoj ravni, i da se između njih pravi red razmaka. Podaci o primaocu i ostali delovi pisma su takođe poravnati sa osnovnim sadržajem pisma.

Zupčastu formu odlikuju pasusi koji nisu odvojeni redom razmaka, već se nastavljaju odmah jedan iza drugog. Razlika u pasusima je što se početak svakog od njih malo uvlači. Ovde se podaci primaoca mogu staviti na sredinu, dok se potpis onoga koji piše stavlja sa desne strane.

Kombinovana forma ima sve odlike blok forme, osim što se podaci primaoca i potpis nalaze sa desne strane.

Slobodna forma nema određenih pravila. Slobodni ste da je modifikujete i kombinujete kako vama odgovara dokle god je uočljivo ko piše kome, koja je svrha pisma, kada je pisano i da li postoji propratna dokumentacija.

Sem forme, font je takođe bitan kada je u pitanju službeno obraćanje.

Preporuka stručnjaka je da koristite standardne fontove, naročito kod pisanja mejlova, kako ne biste rizikovali da primalac ne može da pročita napisano ukoliko nema taj font. Zato se u ovu svrhu najčešće koriste Arial i Times New Roman, veličine 12.

Treba obratiti pažnju i na vrstu papira odabranog za ovu namenu.

Preporuka je da koverta bude jednostavna, u boji. Stručnjaci napominju da, ukoliko je pismo namenjeno nekoj značajnoj ličnosti, potrebno je da i koverta i papir budu bele boje.

Zvanična pisma se pišu pisaćom mašinom, a potpisujemo ih svojeručnim potpisom, prvo ime pa prezime. Osobu kojoj je pismo upućeno oslovljavamo sa „Poštovani“, dok pismo završavamo sa „S poštovanjem“ ili „Srdačno vas pozdravlja..“.

Pravilno napisano službeno pismo napisano je sa samo jedne strane papira, dok je tekst uvučen 2-3 centimetra od ivice.

Sve u svemu, iako možda nećete koristiti baš papir i kucaću mašinu u ove svrhe, činjenica je da neka osnovna pravila u službenom pisanju treba poštovati. Ukoliko savladate ove veštine, biće vam lakše da komunicirate u poslovnom svetu. Ujedno će se održati stara dobra navika pisanja, pa makar bila i elektronska.