Uštedite svoje vreme tokom upravljanja mejlom
Pixabay

Imam utisak da sam proveo ceo dan među mejlovima

Svi dobijamo mnogo pošte, čak i previše, zar ne? Imam najmanje osam zasebnih mejl naloga. Na većinu njih prijavljujem se nekoliko puta na dan sa različitih uređaja. To se zaista izmaklo kontroli. Nijedan od mojih mejl naloga nije savršeno organizovan, ali sam probala mnogo različitih platformi i organizacionih sistema. Iako shvatam da postoji mogućnost da sve konsolidujem i svedem na jedan poslovni i jedan ili dva lična naloga, danas ću samo da pokušam da predstavim neke od postupaka koje primenjujem.

Čitajte mejl samo jednom

Kada pregledam mejlove, obično koristim prozor za čitanje da bih mogla da skeniram poruke, a da ih ne otvorim sve dok ne budem spremna da ih obradim. Nakon otvaranja mejla ili ga brišem, ili odgovaram na njega, ili ga označavam kao nepročitano. Ponekad ga obeležim zastavicama/zvezdicama, da bih kasnije mogla lakše da ih nađem. Jednom kada pročitam mejl, ne vraćam mu se, pa je važno da ga analiziram čim ga otvorim.

Pokušavam da izbegnem ponovno čitanje jednog te istog mejla bez ikakve reakcije. Ako zbog nečega nisam u stanju da se njim pozabavim, tada ga obeležavam kao nepročitano i moram još jednom da ga analiziram; efikasnije je da ga umesto toga odjednom pročitam. Ova metoda zahteva mnogo prakse, ali barem pokušajte. Ne morate da analizirate svaki mejl odmah nakon što ga primite, ali verujem da višekratno obrađivanje stvari nije efikasno.

Pisanje – sažetost je ključ

Da li je uopšte potrebno da pošaljete odgovor? Mnogi od mojih mejlova dolaze od saradnika iz iste kancelarije. Pošto su samo nekoliko kabina dalje, često odlučujem da jednostavno prošetam niz hodnik i uspostavim pravu vezu.
Ako odgovor na mejl stvarno zahteva koncentraciju, neka bude čitljiv i jednostavan za skeniranje. Posebno za internu elektronsku postu, ja uključujem skrinšotove, liste sa znakovima za nabrajanje, uvlačenja, boje i druge načine formatiranja pasusa. Ne pokušavam da komplikujem, nego da obezbedim odgovore koji su pregledni i jasni.
Takođe, koristim šablone za odgovore da bih sredila svoje poruke ili uključujem deo koji vidim da zahteva konstantno ponavljanje. Proverite brze odgovore na Outlook-u, to štedi mnogo vremena.-poslovna_komunikacija.gif

Videla sam kako drugi šalju kopije poruke tako da ih primalac ne vidi kada se radi o nečemu važnom. Ja to nikad nisam radila, ali jednom sedmično zaista pregledam poslate poruke samo da proverim koji mejlovi moraju da idu u folder nerešeno do daljnjeg. To je za mene dobra provera, ali sam shvatila da to nije efikasno, tako da sad radim na tome.

Mislim da bi trebalo da počnem da šaljem takve kopije, ali istovremeno da idu u folder nerešeno. Na taj način kad se poruke budu vratile u prijemno sanduče, mogu da imam autofilter ili pravilo kako ih obeležavati i slati ih neposredno u folder nerešeno. Koliko dobro to zvuči?

Sortiranje – stop!

Nekada smo bili ograničeni što se tiče kapaciteta našeg hard diska, veličine naših servera i drugih tehnoloških stvari. Ovo vreme nije bilo toliko davno i naši kompjuteri stvarno nisu bili toliko brzi. Tada smo morali da brišemo ili arhiviramo mejlove. Srećom, više ne živimo u takvom dobu.

Sada imamo napredne algoritme za pretraživanje, brzu obradu i mnogo mesta za skladištenje (mada i dalje nije neograničeno), a sve je postalo još prilagodljivije i pristupačnije nego ikad. Ne preporučujem da držite stvari koje nikad nećete da koristite, ali zalažem se da prestanete da sortirate.

Na poslu imam samo ograničen broj fascikla i svaki mejl je automatski obeležen prema pravilima, brzim koracima i kategorijama: prijemna pošta, poslate, skice, nerešeno, projekat 1, projekat 2, G&A, arhiv.

Prestanite. Stvarno, moram da preporučim da iskoristite vreme koje biste posvetili na stvaranje hijerarhije fascikala, klikanje i prebacivanje i mučenje da nađete stare mejlove, tako što ćete pogledati nekoliko snimaka za obuku na Youtube-u kako da koristite napredne tehnologije za traženje mejlova. Pre mnogo godina, imala sam mnogo komplikovaniji sistem za hijerarhiju, ali čim sam počela da ostavljam većinu stvari u prijemnom sandučetu, to je rečju bilo - oslobađajuće.

Radim na nekoliko projekata i dokumentujem mejlove u fasciklu projekta samo kada projekt zauzima manje od 50% mog vremena. Ako posvećtim nekom projektu oko pola nedelje, takvi mejlovi mogu da ostanu u primljenima. Posle ću verovatno morati da ih analiziram i hoću da ih nađem odmah na početku potrage.

Najbolji savet za upravljanje mejlom?

Uvek sam u potrazi za savršenom metodom za obrađivanje elektronske pošte. Ne želim da propustim važne poruke. Mejl je alat koji mi pomaže da radim svoj posao sarađujem s drugima, organizujem moju listu zadataka i obaveza i arhiviram kliničke zapise ponašanja. Kada čuvam stare mejlove (i znam kako brzo da ih nađem), bez problema mogu da vodim računa o odlukama i pitanjima. Mejl je vitalni deo toga kako ostati povezan sa svojim poslovnim partnerima, kolegama, prijateljima i porodicom. Moram da budem ažurna kad se bavim mejlom, ali ne moram da mu posvetim sve svoje vreme.


Izvor: Clin Ops Toolkit